コンプライアンス・ルールブック
１１．業務効率化・デジタル化の推進
- ①業務の棚卸しによる業務見直し
職場ごとに業務の棚卸しを行い、必要性の低下した業務自体の廃止や不要な業務プロセスの改善等の積極的な業務見直しを行いましょう。
②定型業務の効率化（デジタル技術の活用）
効率的な業務遂行のため、押印、書面、対面業務等の見直しを行い、AI、RPA等ICTを活用しましょう。
③資料作成業務の効率化
職員の日々の業務では、資料の作成や修正に多くの時間を要していることから、上司から部下への資料作成指示については、以下のルールを徹底しましょう。
Ａ 資料作成に当たり、手戻りや無駄な作業を生じさせないため、上司と部下職員との間で事前に十分に意思疎通を行い、問題意識、方向性、アウトプットのイメージ等を明確にし、共有しましょう。
Ｂ 作業の途中段階であっても、部下職員が気軽に上司と相談することを推奨しましょう。
Ｃ 資料修正は具体的に指示し、指示の回数も３回までを目安としましょう。
Ｄ 必要以上に参考資料の添付や資料の美化を求めないようにしましょう。特に、内部検討用資料は体裁に凝りすぎず、文字を詰め込み過ぎないことにより資料が分かりやすくなることも踏まえて、資料の簡素化に努めましょう。
④業務依頼の改善
メール等での依頼は多くの職員の業務に影響を与えます。このため、業務を依頼する場合、特に以下の点に留意して作業発注やメール送信を行いましょう。
Ａ 作業内容を精査し、依頼先の部署の作業とは関係のない情報を削減する、添付ファイルの内容をメール本文に簡潔に記載する、複数の添付ファイルをまとめてＰＤＦ化するなど依頼先の負担を軽減する工夫を行いましょう。
Ｂ メールの宛先は可能な限り限定します。宛先が絞り込めない場合でも、To とCc を適切に使い分ける、特に関係の深い宛先を特出しして明記するなど、メール受信者が依頼内容の軽重を判断できるよう工夫しましょう。
⑤資料の整理と情報の共有
日々の業務を効率的に行うためには、資料の整理を日常的に行い、必要な時に必要な資料を迅速に取り出せるようにしておく必要があります。また、職員の休暇取得等を促進するためにも、業務の属人化を防ぎ、不在中でも他の職員が対応できるよう資料を整理しておくことが重要です。また、頻繁に使用する資料等については、共有フォルダ等を活用し共有しましょう。
⑥会議の効率化
各部署での会議、打ち合わせ等に際しては、不要な会議の廃止、類似の会議の統合等を行い、真に必要な会議に限定した上で、以下の点を原則とすることを徹底しましょう。
Ａ 会議の目的（意思決定、ブレインストーミング、指示伝達等）と開始時間・終了時間をあらかじめ設定し、開催通知で周知する。
Ｂ 配布資料は、できる限り事前に参加者に送付し、参加者はあらかじめ資料に目を通すようにする。
Ｃ 開始時間・終了時間を厳守する。
Ｄ 終了前に、必ずまとめを行う。- また、TeamsによるWEB開催、会議資料のペーパレス化を推進しましょう。
- また、TeamsによるWEB開催、会議資料のペーパレス化を推進しましょう。
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［本局］ 適正業務管理官（89-2121）港政課長（89-62210）
このため、各々の職員が担当している業務の優先順位を定め、メリハリを付けて業務に取り組む必要があります。時間をかけて取り組むべき重要な業務の明確化、それ以外の業務の廃止、縮小、統合、実施時期の見直しなどの業務の整理、業務分担・体制の見直しを行い、あわせて業務の効率化を図る必要があります。職員の皆さんは、以下の点に注意しながら仕事を進めましょう。